1. OBJETIVO

Establecer las pautas y criterios generales para el manejo de datos personales de empleados, clientes y proveedores de la Sociedad Pediátrica de los Andes S.A.S

2. ALCANCE

Todos los Servicios de la IPS

3. RESPONSABILIDAD

Todo el personal asistencial y administrativo que labora en la IPS Sociedad Pediátrica de los Andes S.A.S

4. DEFINICIONES

• Autorización: Consentimiento expreso, informado y previo del titular de los datos para autorizar el tratamiento de sus datos personales.

• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable del tratamiento, dirigida al Titular de los datos, por medio de la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades que se pretende dar a los datos personales.

• Base de Datos: Es un conjunto organizado de datos Personales que sean objeto de tratamiento, bien sea archivos físicos o electrónicos.

• Consulta: Solicitud del titular de los datos o las personas autorizadas por éste o por la ley para conocer la información que se tiene de él en bases de datos o archivos físicos.

• Dato personal: Cualquier información que se refiera a una persona natural de forma directa o indirecta y que permite identificarla. Por ejemplo: nombre, número de identificación ciudadana, dirección, estado civil, teléfono fijo, teléfono móvil, correo electrónico, huella dactilar, información sobre su salud, salario, estados financieros, información sobre su patrimonio, etc.

• Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no sometidas a reserva.

• Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular de los datos o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a vida sexual, y datos biométricos.

• Encargado del tratamiento: Persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable del tratamiento.

• Finalidad: Corresponde al propósito para el cual se recogen los datos personales.

• Reclamo: Solicitud del titular de los datos o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la ley.

• Responsable del tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los mismos.

• Transferencia: La transferencia de datos se da cuando el responsable y/o el Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía datos personales o la información a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y que se encuentra dentro o fuera de Colombia. m) Titular del dato: Es persona natural a la que hacen referencia los datos. n) Tratamiento: Operaciones que se realizan sobre datos personales como: la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o supresión de los datos personales.

• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación los mismos dentro o fuera del territorio colombiano y que tiene por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta Responsable.

5. CONSIDERACIONES GENERALES

• (Artículo 4° Ley 1581 de 2012)

• Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

• Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

• Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

• Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.

• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

6. DESARROLLLO

La Sociedad Pediátrica de los Andes S.A.S, es la responsable del tratamiento de los datos personales a los cuales tenga acceso a través del desarrollo de su actividad. Así mismo, es garante de la administración de las bases de datos en la cual se almacenan dicha información.

Los lineamientos contenidos en este documento, son aplicables a los datos de carácter personal que hayan sido registrados en las bases de datos y que sean susceptibles al tratamiento requerido por parte de la Sociedad Pediátrica de los Andes S.A.S en cumplimiento a lo establecido en la ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

Esta política es de carácter obligatorio para la Sociedad Pediátrica de los Andes S.A.S en calidad de responsable del tratamiento de datos, así como para los encargados que realizan el tratamiento de datos personales por cuenta de la institución. Tanto el responsable como los encargados deben salvaguardar la seguridad de las bases de datos que contengan datos personales y guardar la confidencialidad respecto del Tratamiento de los mismos.

Con el fin de proteger los datos de las personas que nos suministren cualquier información o datos personales, la IPS Sociedad Pediátrica de los Andes S.A.S. actuando como responsable del tratamiento de los datos personales, permitirá al titular de los datos el acceso, actualización, rectificación y supresión. Adicionalmente, en esta política se explica el tratamiento que dará a los datos suministrados por los pacientes, empleados y proveedores a través de llamadas telefónicas, correo electrónico, página web, de forma personal, medios físicos y/o electrónicos.

6.1. GENERALIDADES.

El Gobierno Nacional a través a través de la Ley 1581 de 2012, expide el Régimen General de Protección de Datos Personales determinando que toda institución garantizará el pleno ejercicio del derecho de habeas data. En desarrollo de las normas previstas para la protección de datos personales, Ley estatutaria 1266 de 2008, Decreto 1727 de 2009, Decreto reglamentario 1377 de 2013, Resolución 839 de 2017 y su desarrollo jurisprudencial a través de la Sentencia C 748 de 2011, Sentencia T 176 A de 2014 y Sentencia T 358 de 2014. Como responsable del tratamiento de datos personales la Sociedad Pediátrica de los Andes S.A.S garantiza, a sus titulares de los datos personales, que el tratamiento se realizará de acuerdo con la política de protección de datos que se desarrolla en armonía con la normativa prevista por tal fin. La Sociedad Pediátrica de los Andes S.A.S, a través de sus ejes de Salud Pública, Educación y Gestión del Conocimiento y Servicios de Salud gestionará los datos personales de los titulares de acuerdo con los principios rectores del marco normativo. Para facilitar la implementación de las normas, la Sociedad Pediátrica de los Andes S.A.S, expide a presente política que será de obligatorio cumplimiento para todos los colaboradores de la institución.

6.2. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

Derechos de los titulares de los datos. De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos que le asisten al titular en relación con sus datos personales, son:

a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.

c. Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

6.3. DEBERES DE SOCIEDAD PEDIATRICA DE LOS ANDES S.A.S. COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.

La Sociedad Pediátrica de los Andes S.A.S. como responsable del Tratamiento cumplirá con los siguientes deberes:

a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

h. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.

i. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.

k. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012.

l. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

m. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

n. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

o. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

6.4. PROCEDIMIENTOS PARA CONSULTAS Y RECLAMOS.

• (Artículo 14° Ley 1581 de 2012)

• Consultas: Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. El responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará por el medio habilitado por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. (Artículo 15° Ley 1581 de 2012).

• Reclamos. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las reglas descritas en el Artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

6.5. FINALIDAD.

La Sociedad Pediátrica de los andes S.A.S. hará tratamiento de los datos personales para los siguientes fines:

a. Base de datos de Pacientes – Historias Clínicas. (Física y electrónica). Registro de las condiciones Clínicas del paciente y procedimientos ejecutados, procesos de actualización de la información básica, técnica y administrativa relativos a la atención en salud registrada en nuestras bases de datos, en cumplimiento de la Resolución 1995 de 1999 sobre las normas para el manejo de la Historia Clínica.

• Programación de agenda y confirmación de citas.

• Evaluación de la calidad de los tratamientos y encuestas de satisfacción.

• Envío de planes de tratamiento y cotizaciones.

• Envío de información a entidades de Medicina Prepagada y de Planes de Atención Complementarios como soporte de la facturación y en cumplimiento de la relación contractual. Manejo administrativo y contable.

• Análisis de la información de los pacientes atendidos, envío de los RIPS (Registros Individuales de Prestación de Servicios de Salud) en cumplimiento a la Resolución 3374 de 2000, y envío de información a las entidades de control y de vigilancia del Sector de la Salud. Período de vigencia: El establecido por la ley. La información registrada en las Historias Clínicas de acuerdo a la Resolución 1995 de 1999 debe conservarse y no podrá eliminarse, aunque el titular de los datos personales y sensibles lo solicite. También deben enviarse y conservarse la información de los Registros de Prestación de Servicios de Salud (RIPS) de acuerdo a la Resolución 3374 de 2000, por lo tanto, no podrán ser eliminados ni por petición del titular de los datos.

b. Base de Datos de Proveedores. (Electrónica).

• Contratación, análisis, evaluaciones, selección de proveedores y/o contratistas potenciales, compras y pagos.

• Envío de información o solicitudes relacionadas con cotizaciones, compras, facturación, pagos e informes de impuestos-retenciones.

• Período de vigencia: Retiro de los datos, durante la relación contractual y cumplimiento legal.

c. Base de Datos de Talento Humano. (Física y electrónica).

• Relación laboral, Gestión de Nómina, comunicaciones de ley al personal, Contrato Prestación de servicios profesionales, Gestión de pagos.

• Manejo de seguridad social y Administradoras de riesgos profesionales.

• Período de vigencia: Retiro del empleado, duración de la relación contractual y deber legal frente a exempleados.

6.6. AUTORIZACION DEL TITULAR PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS.

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales y datos sensibles por parte de la Sociedad Pediátrica de los Andes S.A.S. requiere del Titular de los datos su consentimiento libre, previo, expreso e informado. Por lo anterior se ha dispuesto de mecanismos que garanticen la autorización con los cuales se informa lo siguiente:

a. El Tratamiento que se darán a sus datos personales y datos sensibles y su finalidad.

b. Los derechos que tiene como Titular de los datos.

c. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.

d. La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del Tratamiento.

6.7. CANALES HABILITADOS.

Los titulares de los datos podrán ejercer sus derechos a través de los canales que han sido habilitados por la Sociedad Pediátrica de los andes S.A.S. para los fines definidos en esta política:

a. Solicitud de forma escrita en la dirección: Cra 48 # 94-19 Bogotá.

b. Al teléfono: 6016107242.

c. A través del Correo electrónico: gerencia@spla.com.co

6.8. DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES.

En el tratamiento de datos personales a cargo de la Sociedad Pediátrica de los Andes S.A.S se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes, por lo tanto, queda proscrito el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, autorizado por normas jurídicas vigentes y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

a. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

b. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

c. Se tenga la opinión del menor de acuerdo a su madurez, la cual no tiene relación directa con su edad, sino con su grado de discernimiento.

d. Se cumpla con los requisitos de la ley para el tratamiento de datos personales, como la autorización, la finalidad, la explicación de los deberes y de los derechos de los titulares.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente, otorgará la autorización a la Sociedad Pediátrica de los Andes S.A.S.

6.9. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.

La Sociedad Pediátrica de los andes S.A.S. en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales, por medio de esta política da a conocer su información de contacto:

• Dirección: Cra 48 # 94-19 Bogotá.

• Teléfono: 6016107242.

• Correo electrónico: gerencia@spla.com.co

El área encargada de recibir y canalizar las solicitudes o reclamos es la Gerencia a través del correo electrónico: gerencia@spla.com.co

6.10. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA PRESENTE POLÍTICA Y PERÍODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS.

La permanencia de los datos personales recolectados por la Sociedad Pediátrica de los Andes S.A.S, estará determinada por la finalidad del tratamiento para los que estos hayan sido recogidos. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento, la Sociedad Pediátrica los Andes S.A.S procederá a la supresión de los datos personales recolectados. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual

6.11. TERMINOS Y CONDICIONES.

Los términos y condiciones generales que se establecen a continuación regulan el uso de los contenidos y servicios que proporciona la Sociedad Pediátrica de los Andes S.A.S a través del portal web denominado www.spla.com.co Una vez el usuario ingresa al portal web, decide utilizar los servicios, contenidos y demás materiales, acepta la adhesión y aceptación de todas las condiciones que a continuación se mencionan.

La Sociedad Pediátrica de los Andes S.A.S se reserva el derecho de modificar o añadir nuevas condiciones, sin notificación previa, las cuales serán incorporadas inmediatamente y se harán efectivas, una vez incluidas en este documento, y serán aplicables para todos los usuarios.

6.11.1. Información y servicios

Se permite la utilización de la información del portal web en otros recursos de información con previa autorización de la institución siempre que se reconozca la autoría de la misma. El usuario que contravenga deberá sujetarse a las sanciones civiles y penales que establezca la ley sobre derechos de autor en el ámbito nacional e internacional.

El usuario también acepta y reconoce que la Sociedad Pediátrica de los Andes S.A.S no es responsable por cualquier reclamación, pérdida o daños (directos o indirectos) derivados o relacionados con el uso o confiabilidad de los contenidos de este portal web, exceptuando los casos en los cuales la responsabilidad esté cobijada por ley.

La Sociedad Pediátrica de los Andes S.A.S podrá modificar, actualizar y/o eliminar contenidos del portal web sin previa notificación a sus usuarios, pero no es responsable de la información o datos ingresados al sitio web por terceros.

6.11.2. Privacidad y confidencialidad.

La Sociedad Pediátrica de los Andes S.A.S considera como objetivo fundamental garantizar y proteger la privacidad y la confidencialidad de los datos de carácter personal de sus usuarios, de conformidad con la legislación vigente.

El usuario puede navegar libremente el portal web; sin embargo, para acceder a algunos servicios específicos de este sitio web debe registrar información personal y el usuario decide voluntariamente si realiza el proceso o no.

Toda comunicación o material que el usuario transmita al portal web por medio de sus herramientas o de correo electrónico, chats, foros o cualquier otra forma, incluyendo toda pregunta, comentario o sugerencia, es y será tratada como no confidencial y el usuario asumirá exclusiva responsabilidad de la misma. Por el contrario, cualquier otro dato de carácter personal (nombre, edad, dirección, teléfono, cédula) que el usuario proporcione para la utilización de los servicios y/o contenidos en el portal web, son confidenciales y no serán entregados a terceros con fines comerciales o de análoga naturaleza.

6.11.3. Monitoreo.

La Sociedad Pediátrica de los Andes S.A.S monitorea la navegación de sus usuarios y los resultados de ese monitoreo podrán ser utilizados con distintos fines, siempre y cuando no revelen información de carácter personal.

Para ese monitoreo este portal web usa cookies (pequeños fragmentos de información que se almacenan en el computador del usuario cuando éste visita un sitio web), la dirección IP de su computador (número único que usa cualquier dispositivo electrónico conectado a Internet para identificarse y comunicarse con otros), el tiempo y duración de su visita. Esta información no se utiliza para identificar a los usuarios ni para ningún otro propósito.

• Enlaces de este portal web a terceros: el portal web puede contener enlaces a páginas/sitios Web ajenos a la Sociedad Pediátrica de los Andes S.A.S que contribuyan a brindar información, actualización y formación a sus usuarios, sin embargo, la institución no será responsable de la disponibilidad de los mismo, y tampoco de las políticas o prácticas de dichos enlaces que figuren en el portal web. Los enlaces que se presenten en el portal Web son sometidos a una rigorosa evaluación de calidad de manera que siempre se cuente con páginas Web confiables.

• Enlaces de terceros a este portal web: la Sociedad Pediátrica de los Andes S.AS. está abierta a que organizaciones o individuos creen enlaces de la página de inicio o a páginas individuales dentro de nuestro portal Web sin la necesidad de solicitar aprobación; sin embargo, se solicita a organizaciones o individuos acogerse a las siguientes condiciones:

• Los enlaces no deben ser usados en un contexto difamatorio.

• Las URL del portal web puede cambiar sin previa notificación a quienes lo enlazan

• No se puede copiar el logo de SPLA ni ninguna de sus marcas para crear enlaces.

• Crear un enlace con el portal web no compromete u obliga a crear un enlace recíproco.

6.11.4. Sobre anuncios y publicidad.

Todos los anuncios del portal web pueden ser identificados por los usuarios en el home de la página web. La Sociedad Pediátrica de los Andes S.A.S no contiene ningún tipo de publicidad para otras organizaciones y/o productos, solo publicita servicios o productos. exclusivos de SPLA S.A.S.